Förr hade vi ett A4-ark på ett kylskåp. Nu har vi det vi behöver alltid till hands

Hur undviker man att dokumentation blir till en tråkig plikt? Man gör det till en naturlig del av vardagen tillsammans med de boenden säger Hyldgården.

På Hyldgården – en bostad för fysiskt och psykiskt handikappade – stod man 2014 inför en tuff utmaning. Stränga krav på dokumentation och komplicerade IT-system gjorde det svårt för personalen att infria behov av både omsorg och struktur.

Dokumenterad effekt

På Hyldgården, och på andra boenden med psykisk och fysisk handikappade, beror resurserna i hög grad på de rapporter som personalen skickar in till handläggarna. Det är därför viktigt att dokumentationssystemet är enkelt, snabbt och lever upp till kommunens krav, förklarar pedagog och koordinator Anja Toftgaard.

”Tidigare ville myndigheterna ha en hel prosa som beskrev individens utveckling. I dag handlar det mer om effektmätningar: Har vi levererat det vi ska? Har herr Madsen fått två dagliga promenader? Med Sekoia kan vi på ett ögonblick registrera uppgifter och på ett enkelt sätt få fram underlag när handläggaren ringer. Vi kan till och med se vad orsaken är om vi inte har nått målet, t ex om vi har erbjudit promenaden men den boende har tackat nej”, förklarar hon och fortsätter:  

”Det har med andra ord blivit mycket lättare att följa upp på överenskommelser, göra statusplaner och säkra att vi levererar det som vårt uppdrag anger.”

Läs också Dokumentation: Från ett tråkigt måste till värdefull kommunikation

Insikt er guld värt

Det råder stor enighet hos personalen om att den dagliga dokumentationen och den generella överblicken har blivit bättre. Med Sekoia finns det nämligen inga bortförklaringar om att ha missat uppgifter eller glömt aktiviteter, berättar Anja Toftgaard med ett leende.

”Förr hade vi faktiskt ett A4-papper på kylskåpet som vi konstant skulle uppdatera. Nu har vi allt vi behöver tillhands. Det är också guld värt för våra vikarier som inte känner de boende lika väl”, förklarar Anja Toftgaard och sammanfattar:

”Våra arbetsprocesser har blivit lättare eftersom den dagliga dokumentationen har flyttats ut ur kontoret. Det ger mer tid till närvaro med den enskilde och det är ju det vi brinner för.”

"Våra arbetsprocesser har blivit lättare eftersom den dagliga dokumentationen har flyttats ut ur kontoret. Det ger mer tid till närvaro med den enskilde och det är ju det vi brinner för"

Pædagog og faglig koordinator Anja Toftgaard

Holstebro case faktabox

  • Hyldgården består av sex avdelningar med 42 fysiskt och psykiskt handikappade personer
  • Alla 42 platser samt alla gemensamma mötesplatser är utrustade med en Sekoia-skärm
  • De mest använda funktionerna är arbetsuppgifter, händelser och varubeställning
  • Sekoia implementerades i oktober 2014
Sekoia AB   /   Hälsingegatan 45   /   113 31 Stockholm   /   kontakt@sekoia.se   /   +46 8 410 370 00 Sekoia AB
Hälsingegatan 45   /   113 31 Stockholm
kontakt@sekoia.se   /   +46 8 410 370 00
Sekoia AB
Hälsingegatan 45
113 31 Stockholm
kontakt@sekoia.se
+46 8 410 370 00