Alltför stora mängder dokumentation är en belastning

Det är inte en helt lätt uppgift att sätta sig in i de många schemadrivna och pappersbaserade rutinerna på ett omsorgsboende. Det finns ett närmast oändligt antal olika dokumentationsformer. Var och en med sin historiska grund och kapacitet att stödja den yrkesmässiga verksamheten. Samtidigt tar de upp en stor del av den tid som i stället skulle kunna läggas på social omsorg. 

Så – vilken är den rätta vägen framåt? Vi har läst flera olika artiklar och försökt samla några perspektiv på ett uttryck med en del negativa konsekvenser:

”Om det inte är dokumenterat har det inte hänt”

Att samla all dokumentation på ett transparent och sökbart sätt är en god idé. Det underlättar både för rapportering och kvalitetssäkring, men framför allt för den yrkesmässiga verksamheten. Den blir enklare att förstå med hjälp av data som har genererats genom praxis.

Trots detta ställer sig samtliga artikelförfattare tveksamma till huruvida dokumentationen verkligen fungerar som ett stöd för personalen och om den kan skapa en grogrund för social tillväxt eller bättre vård.

Är det då mindre dokumentation som är vägen framåt?

Något som både SKL och Kunskapsguiden pekar på är mängden dokumentation som i dag anses vara olämpligt hög. Framför allt utformningen av dagens kvalitetsstyrning samt IT-stödet för såväl kvalitetsstyrningen som andra områden kräver stora mängder dokumentation. Även den språkliga delen av dokumentationsarbetet kommenteras.

Stora språkproblem i äldreomsorgen
Personalbristen i äldreomsorgen gör att arbetsgivare ser mellan fingrarna och anställer personer som inte kan tillräckligt bra svenska, visar KA:s granskning. – Det finns inga som helst begränsningar på hur lite svenska man kan kunna, säger Elisabeth Antfolk, förtroendevald för Kommunal.

Samtidigt pekar en engelsk undersökning på en ofta förbisedd fallgrop i samband med ökat pappersarbete. Joseph Rowntree Foundation är en fristående social tankesmedja. Deras undersökning är inte direkt användbar i en svensk kontext, men en sak framstår dock klart.

Ju mer pappersarbete, desto större risk för att personalen bedöms baserat på sin förmåga att utföra just denna del av sitt arbete. Inte i motsats till omsorgen, men så kan det upplevas. I en sektor där lönen inte motsvarar det stora ansvar man har kan det bli svårare för en kommunal vårdgivare att rekrytera ny personal. Detta kan vara ett växande problemområde.

Om man tittar på hur kvalitets- och kompetensutvecklingen ser ut pekar IVO på brister i kompetensuppsättningen som en källa till risker som bidrar till att äldre personer utsätts för både otrygghet och oförutsedda händelser.

"Bristande dokumentation och hög arbetsbelastning är ytterligare faktorer som bidrar till detta problem"

Det verkar saknas ett långsiktigt fokus på kvalitetsarbetet och den dokumentationspraxis som stödjer den yrkesmässiga verksamheten. Resultatet blir otydliga procedurer som kan stressa personalen, och i värsta fall kan det leda till att de inte får något stöd och inte upplever att de kan göra sitt bästa.

Dokumentationen bör alltid vara ett bevis på att man under varje given arbetsdag och inom ramen för varje given vård- eller handlingsplan har agerat i enlighet med brukarens önskemål och intressen. Är det inte därför vi är här?

Vad har IVO sett 2018: Brister i kunskap skapar risker inom äldreomsorgen
När IVO granskar äldreomsorgen, hemsjukvården och den kommunala hälso- och sjukvården ser vi att bristande kunskap bidrar till att äldre personer utsätts för allt från otrygghet till missförhållanden och allvarliga vårdskador.

I den engelska artikeln lyfts även fram att de olika observationer som görs ofta handlar om att undvika risker snarare än att förebygga och öka självständigheten hos brukaren. Trots att ingen exakt dansk motsvarighet finns låter det ändå bekant. Gränsen skulle kunna ligga mellan ”personcentrerat” och ”personstyrt”. Här ligger fokus mer på den enskilda brukarens aktiva deltagande. Det kanske låter luddigt, men tanken är ändå väsensskild när man tar sig in bakom orden.

Frösunda Omsorg: Här bestämmer kunden
Frösunda Omsorg är ett värdedrivet företag. Det innebär att personalen arbetar utifrån samma värderingar. I grund och botten handlar det om att skapa största möjliga värde för medborgarna som här kallas kunder. Det är ju de som betalar. Den här principen kallar de för Frösunda-idén.

Mindre dokumentation är inte nödvändigtvis den rätta vägen framåt. Fler yrkesgrupper vill ha konkreta variabelvärden för det arbete de utför. Men med många specialister inblandade i utvecklingen av kvalitetsmål kan det bidra till att öka den totala mängden indikatorer och därmed också de lokala dokumentationskraven.

Här kan standardisering och nationella riktlinjer vara till hjälp – ett exempel är IBIC som gör det möjligt för både handläggare och utförare att använda ett gemensamt tankesätt och språk.

16.05.2019   |   Dokumentation ,
Kraftmätning av
3 myter om digitalisering

Är du en av dem, som har svårt att överskåda, vad digitaliseringen innebär och kanske tycker, att tävlingen om att effektivisera och om att skära ner, flyttar fokus från vad som betyder mest? Vi har listat tre myter om digitalisering, som faktisk kan tacklas.

28.10.2019   |   LÄS MER
”Ju mer datadrivna vi blir,
desto fler faktorer måste man ta hänsyn till”

I takt med att dokumentationskraven blir allt mer omfattande ökar också datainsamlingen vid boenden. På sikt är detta positivt eftersom utvecklingen gör att chefer och medarbetare kan fatta beslut baserade på fakta snarare än aning. Därför kan mer objektiva beslutsunderlag också fungera som grundläggande motivationsfaktor då dokumentationsprocessen digitaliseras.

24.09.2019   |   LÄS MER
Individens personliga behov
är IBIC:s själva existensberättigande

Att individens och dess personliga behov tillgodoses är IBIC:s själva existensberättigande, skulle man inte på ett säkert sätt garantera detta så finns inte IBIC. Därför måste man bygga system där det är omöjligt att strunta i den individuella människan. Intervjua med Karl Nyström Edefjäll.

28.08.2019   |   LÄS MER
Sekoia AB   /   Hälsingegatan 45   /   113 31 Stockholm   /   kontakt@sekoia.se   /   +46 8 410 370 00 Sekoia AB
Hälsingegatan 45   /   113 31 Stockholm
kontakt@sekoia.se   /   +46 8 410 370 00
Sekoia AB
Hälsingegatan 45
113 31 Stockholm
kontakt@sekoia.se
+46 8 410 370 00